Yechim

Құжат айналымы

Құжат айналымы — қағазды сканерлеу туралы емес. Керек құжат керек адамға керек сәтте — жоғалусыз және кешіктірусіз — жетуі туралы.

Loyihangizni muhokama qilish

Құжат айналымы — ешкім қызықсыз деп санайтын нәрселердің бірі, тіл қағаздарды қолмен тасымалдауға қанша уақыт пен ақша кететінін есептегенге дейін.

Орташа есеппен ірі компания қызметкері күніне 2-3 сағат құжаттармен жұмыс істейді: іздеу, келісу, жіберу, қолтаңбаларды күту. 500 адамнан тұратын ұйым масштабында бұл — айына мыңдаған адам-сағат.

Мәселе әдетте құжат айналымы жүйесінің болмауында емес — ол жиі бар. Мәселе — ол қағаз процеспен параллель тіршілік етеді, ERP мен CRM-мен интеграцияланбаған, ал электронды қолтаңба формалды пайдаланылады.

Дұрыс құрылған құжат айналымы — бұл қағаз жоғалғанда, құжат жасалудан мұрағатқа дейінгі бүкіл жолды бір жүйеде өткенде, ал одан деректер есептік жүйелерге автоматты түсетін кезде.

Maqsadli model

Qanday ishlashi kerak

Құжат жүйеде жасалады, автоматты түрде келісу тізбегі бойынша маршрутталады, электронды қолтаңбамен қол қойылады және толық audit trail-мен мұрағатталады. Кез келген атрибут бойынша іздеу — секундтар. Нұсқалау — автоматты. Сыртқы жүйелермен интеграция — стандартты API арқылы.

Құжаттарды тіркеу және маршруттау

Эскалация мен SLA-мен келісу

Электронды цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ)

Құжат үлгілері және автотолтыру

Мұрағат бойынша толық мәтінді іздеу

Нұсқалау және өзгерістерді бақылау

ERP/CRM-мен интеграция

Мобильді қолжетімділік пен келісу

Келісімшарттарды басқару (Contract Management)

Проблемы